De herinrichting van een kantoor is nodig bij een verhuizing of voor ontwikkelingen binnen je bedrijf. Misschien kom je werkplekken tekort of is het kantoormeubilair aan vervanging toe. Een herinrichting kantoor kan een prima oplossing zijn om efficiënter met de bestaande ruimte om te gaan. Je kunt er ook het werkklimaat mee verbeteren.
De herinrichting van een kantoor kost vaak meer tijd dan je denkt en de kosten kunnen daarbij flink oplopen. Denk daarom vooraf goed na over de herinrichting. Met dit 6-stappenplan geven we je alvast een aantal handige tips voor een goede voorbereiding.
Stap 1: Bepaal de reden voor de herinrichting kantoor
Er kunnen verschillende redenen zijn om je kantoor opnieuw in te richten. Misschien wil je verhuizen, maar voldoet de nieuwe kantoorruimte nog niet helemaal aan de eisen uit de arbowet. Of je bedrijf is gegroeid en nu wil je de bestaande ruimte efficiënter inrichten.
In de praktijk zijn dit de meest voorkomende redenen voor een herinrichting kantoor:
Er zijn meer werkplekken nodig.
Het kantoormeubilair is aan vervanging toe.
De manier van werken verandert.
De akoestiek moet verbeterd worden.
De huidige kantoorinrichting voldoet niet aan de behoeften van de medewerkers.
Bepaal vooraf waarom je je kantoor opnieuw wilt inrichten en zorg dat je medewerkers ook op de hoogte zijn van de plannen.
Stap 2: Betrek iedereen bij de herinrichting kantoor
Bij de herinrichting van een kantoor komt veel kijken, maar je hoeft het niet alleen te doen. Er zijn veel collega’s die bij de verschillende stadia van het project betrokken moeten worden. Zo moet er budget vrijgemaakt worden, moet er besloten worden hoe het ontwerp eruit gaat zien en moet er eventueel rekening gehouden worden met de huisstijl.
Zorg dat in ieder geval de volgende collega’s betrokken zijn bij de herinrichting:
De directie;
De marketingafdeling;
De officemanager;
De financiële afdeling.
Door iedereen tijdig te betrekken bij de nieuwe kantoorinrichting, voorkom je dat er achteraf onverwachts grote wijzigingen doorgevoerd moeten worden.
Bekijk ook onze handige tips voor de kantoorinrichting.
Stap 3: Maak een plattegrond en een plan
Een plattegrond of plan zorgt ervoor dat de herindeling kantoor visueel wordt. In zo’n plan staat hoe de ruimtes worden ingedeeld, welk type vloerbedekking er gelegd gaat worden, waar de verlichting en luchtsystemen straks komen en nog veel meer.
Begin met een vlekkenplan, waarin je een grove indeling kunt maken. Het is namelijk niet altijd eenvoudig om je kantoor precies zo in te richten als je voor ogen hebt. Het is makkelijk om zaken over het hoofd te zien. Een vlekkenplan geeft je echter snel inzicht in de mogelijkheden.
Schakel eventueel een professioneel bedrijf in voor het maken van het eindontwerp van de inrichting. Zo hoef je zelf minder uren in het project te steken en je profiteert meteen van de expertise van een ervaren kantoorinrichter. Ze kunnen helpen bij allerlei uiteenlopende zaken; van de juiste kleurkeuze tot de beste indeling van werkplekken voor een optimaal werkklimaat.
Voorbeeld van een vlekkenplan voor herinrichting kantoor
Stap 4: Schaf de juiste benodigdheden aan
Als het plan gemaakt is, wordt het tijd om de juiste benodigdheden aan te schaffen voor de herinrichting kantoor. Kan het huidige kantoormeubilair opnieuw gebruikt worden? Dan is dat zeker aan te raden, omdat het flink wat kosten bespaart.
Kies je liever voor een luxe kantoorinrichting, dan is het verstandig om hiervoor een apart plan te maken. Het is handig om eerst een lijst te maken van wat je allemaal nodig hebt en aan welke eisen het meubilair moet voldoen. Zo kun je bijvoorbeeld akoestisch meubilair uitzoeken.
Denk bijvoorbeeld na over welke bureaus je nodig hebt en welke bureaustoelen comfortabel genoeg zijn om 8 uur op te zitten. Met zo’n lijst wordt het makkelijker om direct het juiste meubilair te kiezen en binnen je budget te blijven.
Stap 5: Maak een concrete planning
Als de levertijd van het meubilair bekend is, wordt het tijd om een concrete planning voor de herinrichting van het nieuwe kantoor te maken. Hierin staat wanneer het project begint en afgerond moet zijn. Plan de werkzaamheden in tijdens een rustige periode, bijvoorbeeld de zomervakantie.
Maak ook een financiële planning, zodat vooraf helder is wanneer de rekeningen van de leveranciers betaald moeten worden. Als de planning rond is, kun je leveranciers van kantoormeubilair, vloerbedekking, klimaatsystemen, verlichting etc. gaan inschakelen.
Stap 6: Houd rekening met tegenvallers
Een kantoor inrichten loopt vaak net iets anders dan gepland. Het is prettig als de herinrichting kantoor snel gedaan kan worden. Om te zorgen dat iedereen zich aan de deadline houdt, is het verstandig om een einddatum voor het project vast te stellen.
Je kunt te maken krijgen met materialen die niet op tijd geleverd worden, of met ziekte. Houd in je planning rekening met tegenvallers, zodat er ruimte is om te schuiven. De kans dat je het project voor de einddatum afrondt wordt hierdoor een stuk groter.
Eindresultaat herinrichting kantoor
Laat je kantoor herinrichting uitvoeren door Planeka
Een herinrichting kantoor is een flinke klus die om veel organisatie vraagt. Je kunt dit werk uit handen geven door een bedrijf in te huren die het traject helemaal verzorgt. Planeka kan het ontwerp voor je maken, het kantoor inrichten of het hele traject verzorgen.
Je hoeft zelf minder tijd in het project te steken en het eindresultaat wordt gegarandeerd wat je voor ogen had. Wij treffen alle nodige voorbereidingen, zodat je werkprocessen zo min mogelijk verstoord worden.
Meer weten? Vraag een offerte aan of bel ons voor een afspraak.