Vraag 10 mensen wat de beste kantoor indeling is en je krijgt 10 verschillende antwoorden.
Hoe kun je een kantoor inrichten waarin iedere medewerker optimaal kan werken? Wat is de beste kantoor indeling voor een professionele en moderne indruk?
In dit artikel geven we je 7 tips voor een goede kantoor indeling, zodat je bovenstaande vragen zelf kunt beantwoorden.
1. Een kantoor indeling begint bij een goed ontwerp
Sommige kantoorontwerpen zijn beter dan andere. Een kantoorontwerp gaat niet alleen om de esthetiek, maar ook om de invloed van creativiteit en productiviteit van je teams.
Goed ontworpen kantoren houden zowel rekening met efficiëntie en productiviteit als met de sfeer en manier van samenwerken.
Een modern interieurontwerp laat daarnaast het succes en professionaliteit van een bedrijf aan klanten en bezoekers zien. Het is daarom een goed idee om tijd te investeren in planning en voorbereiding van een kantoor indeling.
Het is een goed idee om een team van medewerkers samen te stellen die wensen op tafel kunnen leggen voor een ideale werkomgeving.
2. Identificeer wat werkt voor jouw kantoor
Elk bedrijf is anders. Wat voor het ene kantoor goed werkt, kan voor een ander kantoor funest zijn.
Bekijk wat de dynamiek van jouw team is, hoe productief ze zijn, hoe ze samenwerken en hoe betrokken de medewerkers zijn bij jouw bedrijf. Je kunt dit identificeren door de volgende vragen te stellen:
Hoe gebruiken de medewerkers de huidige kantoorruimte?
Waar zitten de knelpunten in de bewegingsruimte?
Wat werkt belemmerend in de samenwerking?
Wat werkt goed in de huidige kantoorinrichting?
Wat werkt minder goed in de huidige kantooromgeving?
Welke klachten over de werkplekken meldt het team regelmatig?
Je kunt ook een bijeenkomst organiseren om de antwoorden op deze vragen boven water te krijgen. Door je medewerkers rechtstreeks vragen te stellen over hun wensen voor de kantoor indeling, krijg je vaak goede suggesties om het kantoorontwerp te verbeteren.
3. Ontwerp je kantoor indeling met de bedrijfscultuur in gedachten
Je bedrijf heeft zijn eigen unieke bedrijfscultuur die anders is dan in ieder ander bedrijf. Een effectief kantoorontwerp houdt hier rekening mee en laat dit onderscheid op een geheel eigen manier zien.
Een goede kantoorinrichting laat dus de identiteit van je bedrijf zien die herkenbaar is voor je klanten en partners. Je zorgt er op deze manier ook voor dat je de beste medewerkers aantrekt en kunt behouden.
Bedrijfscultuur is belangrijk en een kantoorinrichting die de bedrijfscultuur versterkt, heeft een positief effect op de samenwerking en de teamgeest van je medewerkers.
Binnen verschillende teams kan er ook onderscheid zijn. Zo is de klantenservice een vrij luidruchtig team, terwijl je team met developers zich beter kan concentreren in een stille ruimte. Een one-size-fits-all benadering voor de indeling van een kantoor gaat dus werken.
Om de dynamiek te behouden kun je naar verschillende oplossingen kijken om zo de wensen van verschillende teams in de oplossing te verwerken.
4. Kantoorruimte toewijzen
Vroeger werd de kantoor indeling bepaald op basis van de functie. Zo kreeg een manager een groter kantoor dan een technisch tekenaar. Kantoorruimtes kunnen veel beter worden gebruikt door medewerkers die de ruimtes het merendeel van de dag nodig hebben.
Het sales team is meer onderweg dan op kantoor. Daar tegenover zijn je financiële medewerkers de hele dag op hun werkplek te vinden. Sommige teams werken nauw met elkaar samen en voeren veel overleg uit. Zij kunnen een gezamenlijke ruimte goed gebruiken om makkelijk met elkaar samen te kunnen werken.
Om een kantoorruimte efficiënt te gebruiken, kijk je naar de functies en de werkzaamheden die je medewerkers uitvoeren. Inventariseer deze activiteiten, zoals
Afhandelen van telefoontjes en e-mails
Teamvergaderingen
Kleine groepsactiviteiten
Grote teamvergaderingen
Concentratiewerk
Solowerk
Met zo’n overzicht kun je de kantoorruimte ontwerpen die voldoet aan de unieke behoeften van je medewerkers.
5. Bied keuze aan in kantoormeubilair
Het is bekend dat het niet gezond is om de hele dag te zitten. Geef je medewerkers daarom de mogelijkheid om de juiste zithouding aan te nemen en zich daarnaast te bewegen gedurende de werkdag.
Houd bij het indelen van je kantoor rekening met een grote verscheidenheid aan bureaustoelen en bureaus. Je kunt naast ergonomische stoelen gebruik maken van krukken, banken, fauteuils en stabureaus.
Met behulp van grote bureaus kun je een multifunctionele werkruimte creëren. Deze tafels kunnen voor zowel individuele taken worden gebruikt als voor teamvergaderingen of lunchbijeenkomsten.
Neem de verscheidenheid aan opties voor kantoormeubilair mee in je nieuwe kantoor indeling. Ze bevorderen niet alleen de gezondheid, maar je teams zullen ook productiever, creatiever en meer tevreden zijn. Kies bijvoorbeeld voor akoestisch kantoormeubilair om tegelijkertijd de akoestiek te verbeteren.
6. Voorkom het gebruik van muren die hokjes creëren
Heb je een grote kantoorruimte, dan is het niet nodig om massieve muren te bouwen om werkplekken te creëren. Samenwerking en transparantie zijn immers belangrijke concepten voor moderne kantoren. Voorkom daarom de hokjesgeest van ouderwetse kantoren en maak gebruik van flexibele wanden of glazen scheidingswanden.
Heb je besloten ruimtes nodig, dan kun je ook kiezen voor modulaire units. Dit zijn boxen die eenvoudig in grote kantoorruimtes te plaatsen zijn. Je kunt ze voorzien van goed kantoorlicht, ergonomisch meubilair, luchtbeheersing en aansluitingen voor communicatie en data.
Met deze flexibele opties zorg je voor een open en transparant kantoor met voldoende ruimte waarin kan worden samengewerkt. Daarnaast biedt het voldoende ruimte die privacy biedt voor wanneer het nodig is.
7. Lampen die het daglicht nabootsen
Het is belangrijk voor je medewerkers om voldoende daglicht te hebben. Voor een nieuwe kantoor indeling kun je hier goed rekening mee houden.
Met glazen wanden op kantoor kun je ervoor zorgen dat je kantoorruimte zoveel mogelijk gebruik maakt van natuurlijk licht.
Wanneer je kantoor weinig daglicht binnenkrijgt kun je gebruik maken van ledverlichting die het daglicht nabootst. Je medewerkers zullen zich beter voelen en actiever zijn wanneer je in je kantoor gebruik maakt van koele witte ledverlichting (4000K) of armaturen die de kleur van wit daglicht (6500K) afgeven.
In ons artikel “Kantoor Interieur Volledig Op Maat” kun je meer tips lezen over het ideale kantoorinterieur. Hier vind je ook tips over lucht- en klimaatbeheersing op kantoor en opties om de akoestiek te verbeteren.
Wil je weten wat de beste kantoor indeling is als het gaat om het aantal personen en werkplekken, dan raden we je dit artikel aan: “Hoeveel kantoorruimte heb je nodig per persoon?”.
Vraag een offerte aan om je kantoor in te richten
Bij Planeka zijn we ervaren in het verbouwen en herindelen van kantoren. We luisteren naar je wensen en toekomstplannen. Op basis hiervan maken we een ontwerp en kunnen we de nieuwe kantoor indeling realiseren.
Uit onze ervaringen weten wij dat je de verbouwingskosten snel terug kunt verdienen als je efficiënt gebruik maakt van je kantoorruimte. Neem vrijblijvend contact met ons op of vraag een offerte aan. We helpen je graag!