Tegenwoordig is het heel gewoon dat er zowel thuis als op kantoor wordt gewerkt. Dit flexibele werken vraagt ook om een flexibele kantooromgeving, waarbij de productiviteit van medewerkers optimaal is.
Medewerkers hebben verschillende taken en verschillende behoeften, die afhankelijk zijn van de werkdag of het tijdstip van de dag. Als bedrijf kun je slimme werkplekken aanbieden die zorgen voor een comfortabele werkervaring. Daarmee speel je in op de verschillende behoeften van medewerkers.
In dit artikel gaan we dieper in op de slimme werkplek en hoe je deze inricht.
Wat is een slimme werkplek?
Een slimme werkplek is een moderne werkplek waar mobiel en flexibel gewerkt kan worden. Het is een werkplek die zich volledig aanpast aan medewerkers en werkomstandigheden. De werkplek is dus ook geschikt voor hybride werken.
Een slimme werkplek is uitgerust met technologie die medewerkers onderling verbindt en betrekt bij hun werkomgeving. Het maakt daarbij niet uit of er op kantoor of op afstand wordt gewerkt.
Medewerkers die werken op afstand kunnen via chat, telefoon, e-mail of videogesprekken eenvoudig en snel contact opnemen met collega’s en kantoor. De werkplekken op kantoor bestaan uit docking stations en schermen, of uit gecombineerde systemen waar laptops op aangesloten worden.
De werkplekken op kantoor hebben slimme sensoren die automatisch afwijkingen in klimaat, verlichting en software e.d. registreren. Zo ontstaat er een ideale werkplek waar medewerkers altijd optimaal en comfortabel kunnen werken.
Voordelen van een slimme werkplek
Door slim te werken, zijn er minder werkplekken nodig en kan er ruimte bespaard worden. Een slimme werkplek op kantoor heeft nog meer voordelen, namelijk:
Lagere aanschafkosten t.o.v. traditionele computers.
Energiebesparing van gemiddeld 60% of meer.
Minimale warmteproductie.
Schaalbaar.
Content filtering mogelijk.
Langere levensduur.
Fraudebestendig, gegevens worden niet lokaal opgeslagen, wat de veiligheid verbetert.
Een slimme werkplek zorgt ervoor dat een nieuwe manier van werken mogelijk is. Collega’s komen namelijk vooral naar kantoor om samen te werken en samen taken uit te voeren.
Onderdelen van een slimme werkplek
Bij het inrichten van een slimme werkplek op kantoor moet de ruimte aangepast worden aan nieuwe manieren van werken. Er moeten voldoende brainstorm- en overlegruimtes zijn, maar ook concentratieplekken, telefooncellen en ontspanningsruimtes.
Bovendien moet de reservering van ruimtes, de schoonmaak en het onderhoud van de ruimtes goed geregeld worden, zonder de gebruikers te storen. Met technologie, aanpasbaar meubilair, slimme verlichting en klimaatbeheersing richt je de slimme werkplek in.
Technologie
De technologie van een slimme werkplek bestaat uit een monitor, een muis en een klein kastje (een zero client) dat de werkplek verbindt met een centrale server.
Medewerkers beschikken over slimme apps om bijvoorbeeld vergaderruimtes en bureaus te boeken.
Gebouwbeheerders kunnen het platform gebruiken om ruimtes te analyseren of serviceaanvragen te verwerken.
Verlichting
Bij een slimme werkplek hoort slimme verlichting die makkelijk aanpasbaar is. Laat een lichtplan opstellen en vervang tl-lampen door ledverlichting, wat direct een energiebesparing oplevert. Met slimme sensoren en een lichtmanagementsysteem kan die energiebesparing zelfs oplopen tot 90%.
Bij slimme lampen is dimmen ingebouwd, zodat medewerkers zelf de lichtintensiteit kunnen regelen op hun werkplek. De lampen kunnen direct worden gedimd met de app, met je stem of met slimme schakelaars.
Meubilair
Het meubilair van een slimme werkplek moet vooral flexibel instelbaar zijn. De werkplek wordt vaak door verschillende collega’s gebruikt. Zorg dus voor ergonomisch meubilair wat makkelijk ingesteld en aangepast kan worden. Op die manier krijgen medewerkers minder snel last van lichamelijke klachten.
Klimaatbeheersing
Het klimaat op kantoor is heel belangrijk voor het welzijn van medewerkers. Met slimme platformen en apps heb je meteen inzicht in het binnenklimaat.
Klimaatsensoren meten continu CO2-gehaltes en temperatuur. Zo kan er altijd volautomatisch op het juiste moment verwarmd, gekoeld of geventileerd worden.
Hoe implementeer je een slimme werkplek?
Een slimme werkplek implementeer je met onderstaande 4 stappen:
Analyse van behoeften en doelen. Welke systemen zijn er nodig, welke behoeften hebben medewerkers, beheerders en managers?
Inventarisatie van huidige systemen en infrastructuur. Welke installaties en systemen zijn al aanwezig, hoe oud zijn deze systemen, wat moet er nog aangepast of geïnstalleerd worden?
Samenwerking met experts zoals Planeka voor een geïntegreerde aanpak. Welke specialisten wil je inschakelen en voor welke onderdelen? Denk aan IT-specialisten, kantoorinrichters e.d.
Training en onboarding van medewerkers. Welke opleidingen/cursussen moeten medewerkers volgen om straks op de juiste manier gebruik te kunnen maken van alle systemen?
Kan het nog slimmer?
Het gebruik van AI kan de slimme werkplek nog slimmer maken. Zo is er een grote rol voor AI weggelegd als het gaat om het automatiseren van handmatige processen die voorheen tijdrovend waren. Workflows worden verder geautomatiseerd, zodat medewerkers zich kunnen concentreren op andere taken.
Op een slim kantoor kan AI ook helpen bij het inwerken van nieuwe medewerkers, het beantwoorden van veelgestelde vragen of het uitvoeren van taken via een intelligente chatbot op de digitale werkplek.
Met Internet of Things (IoT) worden werkplekken en gebouwen nog slimmer. IoT-sensoren meten veranderingen in de omgeving van de werkplek en geven via smartphones real-time informatie door over werkplekken aan medewerkers. Zo kunnen ze zien welke ruimtes vrij zijn en deze reserveren.
Bovendien ontvangen schoonmaak- en onderhoudsteams informatie over gebruikte ruimtes, zodat ze efficiënt hun werk kunnen doen.
Slimme werkplekken implementeren met Planeka
Vandaag de dag zijn slimme werkplekken niet meer weg te denken uit kantoren. Wordt er in jouw kantoor nog niet “slim” gewerkt, maar wil je dat wel gaan doen? Dan kun je Planeka inschakelen.
Onze medewerkers kunnen de slimme werkplekken installeren tijdens een verbouwing, renovatie of herinrichting van het kantoor. Wij nemen desgewenst het hele traject uit handen, zodat je maar met één partij te maken hebt. Meer weten? Neem contact op of vraag nu geheel vrijblijvend een offerte aan.