Hoe zorg je voor goed kantoor onderhoud?

Kantoor onderhoud is onderdeel van goed ondernemerschap. Vroeg of laat krijg je te maken met slijtage en defecten. Bijvoorbeeld van elektrische installaties, lekkages van het sanitair, muren en plafonds die een verfbeurt nodig hebben, enzovoorts. Ook je kantoorinrichting met de kantoormeubelen, stoffering en ophangsystemen voor whiteboards en decoraties hebben zo nu en dan aandacht nodig.

Kantooronderhoud is belangrijk om ongelukken te voorkomen en een professioneel imago bij je medewerkers en klanten te handhaven. Onderhoud van je kantoor is daarnaast een wettelijke verplichting.

Ben je eigenaar van het bedrijfspand, dan ben je zelf verantwoordelijk voor het onderhoud en de herstelwerkzaamheden. Huur je een kantoor of bedrijfspand, dan horen de herstelwerkzaamheden waarvoor jij verantwoordelijk bent beschreven te zijn in het huurcontract.

Volgens de Nederlandse wetgeving is de huurder in ieder geval verantwoordelijk voor kleine herstellingen. In het “Besluit kleine herstellingen” wordt beschreven welke werkzaamheden hieronder vallen, zoals:

• onderhoud en herstelwerkzaamheden zoals het witten van binnenmuren en plafonds;

• het vastschroeven van loszittende onderdelen zoals trapleuningen, deurknoppen, drempels en wandcontactdozen;

• het vervangen van lampen aan de buitenzijde en beschadigde ruiten;

• het ontluchten en bijvullen van het water van de verwarmingsinstallatie;

• het vervangen van filters van de (mechanische) ventilatie en het schoonhouden van de roosters;

• het onderhoud aan tuinen, erven, opritten en erfafscheidingen;

Door het onderhouden van je kantoor zorg je ervoor dat er veilig en efficiënt gewerkt kan worden. Ook is het prettig voor jezelf en je klanten als je je kunt concentreren op het zaken doen en daarbij niet wordt afgeleid door defecten of gebreken in je kantoor. Hieronder geven wij een paar tips voor goed kantooronderhoud.

Ga periodiek door je bedrijfspand of kantooromgeving en maak een lijst met alles wat onderhouden moet worden: muren en plafonds, hang- en sluitwerk, deuren, drempels, verlichting, verwarming, toilet, elektriciteit, airconditioning, enzovoorts.

Vermeld op deze checklist wat er gedaan moet worden, de datum wanneer de onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd moeten zijn en wanneer er gecontroleerd moet worden op defecten of slijtage.

Als je wacht tot defecten de bedrijfsvoering beginnen te beïnvloeden, loop je het risico dat het je veel meer gaat kosten dan alleen geld.

Je medewerkers kunnen een ongeluk krijgen doordat je reparaties uitstelt en je kunt je klanten kwijt raken als zij zien dat je geen aandacht besteedt aan het onderhoud van je kantoor.

Er zijn bedrijfseigenaren die zelf kleine reparaties uitvoeren. Maar een slecht afgewerkt of onvoltooid doe-het-zelf-project kan zeer nadelig zijn voor een zakelijke omgeving en de beeldvorming die het bij je medewerkers en klanten oplevert.

Bovendien kun je als ondernemer je tijd beter besteden aan een goede klantenservice, het innoveren van je product of dienst en het managen van bedrijfsprocessen.

Bij het moderniseren van je kantoor kun je denken aan het vernieuwen van het sanitair systeem, het verwarmingssysteem, elektrische installaties en het verlichtingssysteem.

Oude systemen kosten veel meer aan onderhoud en reparaties, leveren vaak ergernissen op en dragen niet bij aan modern, professioneel ondernemerschap. Maak een plan voor de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden en op welke termijn deze gerealiseerd moeten zijn.

Investeren in het verbeteren en moderniseren van je kantooromgeving levert altijd winst op. Jij, je medewerkers en je klanten zullen zich beter voelen in een mooie werkomgeving waar alles functioneert zoals het hoort, en dat zal uiteindelijk terug te zien zijn in de omzet van het bedrijf.

Planeka heeft al meer dan 20 jaar ervaring in het bouwen, inrichten en onderhouden van kantoren. Je kunt contact met ons opnemen om een onderhoudsplan op te stellen dat perfect op jouw bedrijf of organisatie toegesneden is.

Wij houden hierbij rekening met jouw wensen, je budget en het werk dat dagelijks wordt uitgevoerd binnen jouw bedrijf.

Je kunt ervan op aan dat wij met je meedenken en met oplossingen komen die direct opleveren en op lange termijn onderhoudskosten besparen.

Kantoormeubilair is een enorme investering voor bedrijven. Het onderhouden van je kantoorinrichting zorgt ervoor dat het jarenlang mee gaat en niet snel vervangen hoeft te worden. Ook je werknemers en bezoekers voelen zich prettig prettig in een mooi, schoon kantoor waar aandacht aan besteed is.

Hier geven we je enkele tips hoe je het beste je kantoorinrichting kunt onderhouden.

Leren kantoormeubelen moet je zorgvuldig onderhouden. Bij het inrichten van je kantoor kun je het beste rekening houden met zonlicht. Direct zonlicht tast je leren meubels aan.

Gebruik voor het schoonmaken speciale reinigingsmiddelen die specifiek zijn samengesteld voor het schoonmaken en beschermen van leren meubels.

Houten kantoormeubelen zijn eenvoudig te onderhouden en schoon te maken. Controleer periodiek de verbindingen en draai zo nodig de schroeven aan.

Zet de houten meubels eens per 6 maanden in de was of behandel het met een speciale houtolie. Om het schoon te houden is een vochtige doek voldoende. Kringen van thee- en koffiekopjes kun je vermijden door onderzetters te gebruiken.

Ook al heb je een servicecontract afgesloten met de leveranciers van de systemen die zorgen voor je verwarming, ventilatie en airconditioning, dan nog is het goed om deze regelmatig te controleren.

Goed onderhoud zorgt voor efficiënt gebruik van deze apparaten en voorkomt een onnodig hoge energierekening. Schakel een vakman in als reparatie of onderhoud nodig is.

Hanteer een Clean-desk beleid op je kantoor. Laat je werknemers aan het eind van elke werkdag hun bureau opruimen en kasten sluiten.

Niet alleen ziet dit er veel beter uit, ook is het veel sneller schoon te maken door je schoonmaakdienst.

Laat je werknemers defecten melden zodra deze zich voordoen. Als werknemers direct melden dat hun bureaustoel of het apparatuur waar zij mee werken niet functioneert zoals het hoort, kun je gelijk actie ondernemen.

Dit voorkomt grotere onderhoudsproblemen op lange termijn.